Правила листування: прості поради для майстрів комунікації

:

Правила листування: прості поради для майстрів комунікації На жаль, іноді

Ділове листування давно перестала бути інструментом виключно офісних працівників. Ми вже не надаємо цьому значення, але ситуації, коли необхідно спілкуватися за допомогою листів, виникають постійно.

Пропозиції про співпрацю, скарги, претензії, прохання, запрошення, запити та подяки – все це ми давно робимо в електронному вигляді.

На жаль, іноді наші листи тонуть в потоці вхідних повідомлень електронної пошти і не отримують відповіді. Щоб з твоїми листами такого не відбувалося, просто йди цим важливим правилам.

Визнач мету листи

Чого ти хочеш від одержувача? Якщо ти відразу і чітко можеш відповісти на це питання – значить зможеш легко відбити це в листі. Простеж, щоб мета проходила червоною ниткою через весь лист від початку до укладення.

І не піддавайся спокусі вкласти в один лист відразу кілька цілей, так ти ризикуєш заплутатися сама і заплутати співрозмовника. Візьми за правило: один лист – одна мета.

Правильно сформулюй тему

Уяви себе журналістом, який пише статтю. Будь-який журналіст знає, що вдало сформульована тема – запорука того, що статтю захочеться прочитати. З листами те ж саме. Одержувачу досить поглянути на тему, щоб вирішити: відкрити твій лист, відкласти або відправити його в кошик.

Запам’ятай головний секрет успішної теми: вона повинна закликати до дії, яке ти очікуєш від одержувача. Тому не обмежуйся одним словом. Формулювання «прошу погодити договір оренди» або «прошу розглянути заяву на повернення сукні» – набагато ефективніше, чим абстрактні «договір» або «заяву».

Правила листування: прості поради для майстрів комунікації один лист відразу кілька

продумай структуру

Згадай, як нас вчили писати твір в школі: потрібно було ретельно продумати вступ, основну частину і висновок, і тільки потім приступати до написання. З електронним листом те ж саме. Структура допоможе тобі бути впевненою в тому, що твоє повідомлення зрозуміють максимально точно.

Вибери відповідний стиль

Найскладніше в листуванні – правильно донести інтонацію. Адже на відміну від усного спілкування, твій адресат тебе не бачить і не чує. Ти не можеш доповнити свої слова виразом обличчя, інтонацією, іншими невербальними сигналами, тому строго стеж за стилем письма і старайся уникати сумнівних формулювань і достатку знаків оклику.

ВАМ ТАКОЖ МОЖЕ СПОДОБАТИСЯ